Av de totalt ca 40 aktiva affärssystem som säljs på den svenska marknaden har flertalet funnits i mer än 20 års tid. Detta innebär att de flesta affärssystem utvecklats till att inkludera omfattande processtöd och funktionalitet. Flertalet affärssystem har en exceptionellt stor rikedom gällande parametrar och inställningar för att därmed kunna stödja olika bransch- och kundbehov. Detta framgår också tydligt i samband med upphandlingar där de bakomliggande motiven ofta pekar på andra faktorer än funktionsbrister.

I grafen intill redovisas de vanligaste orsakerna till varför företag upphandlar och byter affärssystem. Merparten av dessa motiv hänger samman med utveckling av verksamheten och ett förbättrat beslutstöd. Även om dessa orsaker kan kräva ny eller utökad funktionalitet ligger fokus främst på effektivisering av processerna samt utveckling av modell för att mäta och styra verksamheten.

Den globala modellen där stora koncerner beslutar om ett koncerngemensamt affärssystem har luckrats upp de senaste åren då få investeringsanalyser kunnat visa konkreta belägg för att nyttan överstiger kostnaden. Stora koncerner omfattar också oftast många affärsområden med skilda behov vilket försvårar möjligheten att arbeta med ett gemensamt system med en global uppsättning.

Utmaningen för många företag är att de efter 15 år med samma affärssystem hamnat i en fälla där begränsningen i deras utveckling främst beror på att systemets uppsättning speglar kundens verksamhet för 15 år sedan istället för att kunden utnyttjar den styrka som erbjuds i den senaste versionen av systemet. I många fall skulle kunden kunna fortsätta med samma affärssystem ytterligare 10 år men endast om affärssystemet installeras om från början med en modernare uppsättning där systemets finesser utnyttjas. Det krävs dock mod och styrka av en företagsledning att föreslå en investering som medför stora kostnader för att göra en nyinstallation av det befintliga affärssystemet. Trots detta skulle det i många fall bli billigare än att byta mot ett nytt system.

Samtidigt som det är positivt att kunderna alltmer fokuserar på verksamhetsutveckling och effektivitet är det ett problem att detta inte framkommer med tydlighet i de underlag som ligger till grund för upphandlingen och avtalet med leverantören.