Vid en jämförelse mellan nutidens affärssystem och de affärssystem som användes under 1990-talet kan man bli imponerad över den utveckling som har skett. Såväl mindre som större affärssystem håller idag en, generellt sett, hög klass när det gäller bredd och djup i funktionalitet. Vidare har de flesta affärssystem avsevärt förbättrats när det gäller användarvänlighet, användbarhet, flexibilitet och logik.

Under 2000-talet har successivt de flesta affärssystem fått ett inbyggt processtöd med utformning av definierade arbetsflöden och användarroller. Syftet har varit att, trots ett omfattande och komplext system med väldigt många funktioner, förenkla användarens navigering och effektivisera arbetets utförande. Förenklingen innebär att användaren slipper belastas med överflödig information samtidigt som antal knapptryckningar och möjligheter till felregistreringar reduceras. Vidare ges användaren möjlighet till att kunna fokusera på relevanta signaler, nyckeltal och meddelanden där agerande i realtid leder till att störningar i verksamheten kan förebyggas istället för att reagera på problem som redan har uppstått.

Genom en markant ökning av integrering av processer och systemstöd såväl internt inom företaget som externt med kunder, leverantörer och partners kan stor del av informationsöverföring mellan användare och aktörer ske utan handpåläggning och risk för förvanskning. Den generella kvaliteten på data är i allmänhet väldigt hög genom att affärssystemen innehåller betydligt fler inbyggda kontroller gällande validering och begränsning av behörigheter och rättigheter.

Förändring är idag ett nyckelbegrepp som präglar kundens vardag. I en värld med omfattande konkurrens och ständiga förändringar i förutsättningar krävs ständig flexibilitet och följsamhet. Sett till affärssystem kan detta uppnås genom att affärssystemen innehåller en stor rikedom av inställningar samtidigt som det idag är möjligt att i rimlig omfattning komplettera med lokala tillägg utan att det krävs utveckling och utan att det leder till negativa effekter vid uppgraderingar.

Listan över förbättringar kan göras mycket lång och det råder inga tvivel om att dagens affärssystem håller en hög klass. Potentialen till förbättringar av kundernas verksamhet är ofta väsentlig och i många fall är affärssystemet en avgörande förutsättning för att kunna realisera dessa förbättringar. Trots detta är det lika många företag idag liksom för 20 år sedan som framför kritik mot sina affärssystem. På samma sätt är det lika många företag som efter ett systembyte eller en uppgradering inte uppnår sina målsättningar eller lyckas realisera sina ambitioner om en förbättrad verksamhet. Vad är då problemet och vem är den fiende som aktivt hindrar att kunderna utnyttjar den faktiska potentialen till utveckling och förbättring?

Den nakna och bistra sanningen är att det är kunden själv som är affärssystemets och samtidigt sin egen största fiende. Det är kunden själv som har mandat och resurser till planera, genomföra, säkerställa och realisera. Även om det är lätt att konstatera brister i affärssystemet eller den partner som ger stöd vid installation och uppgradering så är det till syvende och sist alltid kunden som äger projektet och sätter ramarna för projektets förutsättningar att uppnå de förväntade målen. Som en direkt följd av att kunden har integrerade och processorienterade arbetsflöden med hög förändringstakt med ständig resursbrist har leverantören idag mycket begränsade möjligheter att i tillräcklig omfattning kunna påverka och styra projektet och införandets resultat. Vidare lever flertalet införandeprojekt med en hård kostnadspress där flertalet initiativ till avsteg från projektdirektivet stoppas eller parkeras till framtiden.

Vid summering och analys av många genomförda systembyten och uppgraderingar där resultatet landat långt från det förväntade målet och där kunden är mycket missnöjd går det ofta att finna en röd tråd genom problemkedjan som sammantaget pekar på att kunden haft oförmåga att våga eller orka leva upp till sina egna åtaganden under projektet.

Väldigt få företagsledare betvivlar att det förutom ett nytt affärssystem även krävs förändringar i roller, processer, arbetssätt för att uppnå de nyttoeffekter och verksamhetsförbättringar som eftersträvas. Trots detta är det väldigt få kunder som tillfullo inser vad detta egentligen kräver. Många kunder lever med uppfattningen att ett beprövat standardsystem och en erfaren leverantör bör säkerställa en framgångsrik installation – så länge man avstår från anpassningar. Likaväl som detta är en logisk uppfattning så visar verkligheten att framgångsrika systeminföranden till stor del bygger på andra faktorer. En av de absolut tyngsta faktorerna är just kundens engagemang i form av förberedelser, frigjorda resurser, uthållighet och framför allt insikt och förståelse av förändringsarbetet under systeminförandet. Ingen av dessa beståndsdelar kan påverkas av leverantören eller affärssystemet.

På samma sätt som en idrottare noggrant och under lång tid planerar, förbereder, tränar och bygger upp sin kropp tillsammans med mental träning och målformulering inför en stor och viktig tävling bör företaget förbereda sitt införandeprojekt. Förberedelserna ska dock inte starta i samband med avtalets tecknande utan måste starta redan i samband med att det initiala kravarbetet inleds. Genom att skapa insikt om den förändring som förväntas uppstå samt skapa insikt om sambanden mellan åtgärderna under förändringsprocessen och slutresultatet så etableras nödvändiga förutsättningar för att kunna genomföra projektet och realisera de förväntade effekterna. På detta sätt kan affärssystemets största fiende omvandlas till att bli den komponent som leder till att de förväntade nyttoeffekterna inte bara uppnås utan även överträffas. Det kan till och med ske inom de givna ramarna för tidplan och budget.