Livscykeln för ett affärssystem har under de senaste 20 åren ökat från 5-7 år vilket var vanligt under 1980-talet till idag där det genomsnittliga affärssystemet lever ca 10-15 år innan det sker ett systembyte. Det finns flera anledningar till detta. En huvudorsak är att det genomsnittliga affärssystemet idag har en generellt sett väldigt bred funktionalitet efter många års utveckling och faktiskt täcker flertalet affärsprocesser. Den andra huvudsakliga orsaken är att införandet av ett nytt affärssystem har blivit mångfalt mer komplext jämfört med vad som var fallet för 10-15 år sedan och därför skrämmer många företagsledare.

Varför har det då blivit så komplext? Beror det på att affärssystemen är utvecklade på ett bristfälligt sätt och dåligt testade, eller beror det på att konsulterna saknar kompetens? Svaret är faktiskt varken eller. Orsaken är att alla företag redan idag arbetar mer eller mindre integrerat med sina processer och att ett systembyte är svårt att genomföra utan att hela företaget påverkas. Möjligheterna att eliminera riskerna genom att begränsa införandets omfattning är väldigt små. Det finns förvisso exempel på företag och branscher där det är möjligt med successiva införandet i flera etapper.

Merparten av alla företag saknar dock denna möjlighet och tvingas till stora och utmanande införanden och produktionssättningar. Parallellt med att införandeprocessen successivt blivit alltmer komplext har kraven på korta leveranstider medfört att ett företag inte kan ha stängt för driftstart mer än maximalt någon dag – vilket är utmanande vid en komplex driftsättning. För stora organisationer och främst inom tillverkande industri krävs det ofta 3-5 dagars driftstopp för att göra överflyttningen från det gamla till det nya systemet. Produktionsbortfallet under en så lång tid är väldigt stort och riskerar att orsaka stort besvär för företagets kunder förutom att det innebär ett avsevärt intäktsbortfall för företaget.

Frågan är då om detta är en utveckling som kommer att fortsätta och om det så småningom leder till att det inte sker några fler systembyten över huvudtaget? Även om det i teorin vore troligt så kommer det inte att bli så i praktiken. Den generella utvecklingen inom IT kommer att tvinga fram generationsskiften och plattformsbyten och därmed även byte av affärssystemet. Dessutom ökar successivt användarnas förståelse och mognad så att förändringar inom IT blir en naturlig del av utvecklingsprocessen i företaget.

Samtidigt som ovanstående något svartmålande beskrivning är giltig för stora delar av branschen för affärssystem kan vi konstatera att det faktiskt finns undantag. Emellanåt blir marknaden upplyst om framgångsrika systembyten där företaget och den aktuella leverantören lyckats trotsa naturlagarna, navigerat förbi alla fallgropar och uppnått en exemplarisk implementering. Dessa exempel är inte så många men de finns.

Vad skiljer dessa lyckade införanden mot flertalet andra som faktiskt möter stora problem? Svaret till denna fråga kan oftast återfinnas hos kunden och inte hos leverantören. Den gemensamma nämnaren för framgångsrika installationer är att kunden visat stor mognad och insikt i problemställningen kring den organisatoriska delen av systeminförandet. Att få några få användare att arbeta på ett nytt sätt är enkelt, men att få en organisation med hundratals eller tusentals användare att marschera i samma riktning är nästan en omöjlighet.

Inte alltid, men väldigt ofta, har VD och den direkta ledningen varit djupt involverade i de projekt som blivit framgångsrika. Man har lyckats prioritera projektet före många andra verksamhetsbehov och frigjort personal i en omfattning som vanligtvis är helt omöjligt. Med lång förberedelsetid och kontinuerlig information till personalen har man lyckats mobilisera och samordna sina styrkor till en massiv och fokuserad insats i samband med driftstarten. Istället för att undanhålla information och undvika interna konflikter har de framgångsrika företagen förespråkat total öppenhet och inbjudit personalen till diskussioner och ifrågasättande.

Historien har visat att kommunikation och öppenhet i längden skapar spänst och dynamik inom organisationen och leder till att företaget utvecklar en positiv kultur som driver ständig utveckling. Som en konsekvens av detta har denna typ av företag väldigt goda förutsättningar till att kunna genomföra omfattande och komplexa verksamhetsförändringar inklusive byte av affärssystem.

Som en spegelbild av detta återfinner vi de företag där VD och ledning håller distans till sin personal och där styrning sker via direktiv istället för via dialog. Exemplen till detta är tyvärr många och myntets baksida är ständigt lurpassande mellan olika mellanchefer och politiska beslut är vanligare än logiska och förnuftiga beslut. Att genomföra systembyten i denna typ av företag är dömt att misslyckas. I bästa fall kommer systembytet att leda till en ersättning av det gamla systemet utan realiserande av några effekter. I sämre fall leder systembytet till ett havererat projekt med utbränd personal.

Kommentaren ”Aldrig mer igen” är därför faktiskt ofta snarare en indikation på företagets egen förändringsförmåga istället för att ge rättvisa åt leverantören eller det nya affärssystemet. I grund och botten finns det väldigt få affärssystem som är dåliga. Däremot finns det väldigt många företag som har urusla förutsättningar till att kunna lyckas med sitt systembyte.

Potentialen till förbättring är enorm och behovet av ett ledarskap som går i samklang med ständiga förbättringar är stort. Samtidigt som man kan hävda att affärssystemen blivit för komplexa kan man även hävda att det istället är företagen som halkat efter i sin förmåga att kunna ta till sig förändringar och utnyttja de möjligheter som erbjuds i moderna affärssystem.