Företagets CFO har blivit en central nyckelperson när ett företag ska upphandla och byta affärssystem. Orsaken till denna nyckelroll är att CFO i väldigt många organisationer fungerar som spindeln i nätet och en länk mellan ledning, ekonomi och verksamhet. Även om det finns undantag så har organisationens CFO oftast mycket god insikt i verksamheten med stor förståelse för det arbete som utförs på ”golvet” och kopplingen till de mätetal som ledningen dagligen följer upp och använder för styrning av verksamheten.
Skillnaden mellan dagens och gårdagens CFO kan utläsas av det intresse och engagemang som kopplas till verksamhetsfrågor. Gårdagens CFO karaktäriserades av kamerala frågeställningar och ordning och reda i bokföringen, medan dagens CFO snarare distanserar sig ifrån bokföringen och istället fokuserar på verksamhetsutveckling med effektivisering av arbetsrutiner och förädling av informationsflödet. Denna transformation har medfört att företagets CFO fått en allt större betydelse när det gäller styrnings- och utvecklingsfrågor som relaterar till företagets IT-stöd. I takt med att IT och i synnerhet affärssystemet fått en allt mer central roll i verksamheten har företagets CFO blivit en nyckelperson.
Mätning är en fundamental förutsättning för att kunna analysera verksamheten. Detta innebär samtidigt att ju mer som kan mätas och analyseras desto bättre grund finns det för att kunna planera och styra verksamheten och fatta beslut som leder till förbättringar. Förnuftet sammanfattar problemställningen som att det är bättre att agera och förebygga framtida potentiella problem baserat på de indikationer som sammanställts av nyckeltalen istället för att reagera på konstaterade problem och ödsla tid och resurser på att åtgärda konsekvensen av de problem som uppstått. Den moderna ekonomen arbetar idag helt framåtriktat och baserar sin verksamhetsstyrning på nyckeltal och prognoser.
Baserat på dessa förutsättningar så har dagens affärssystem ställts inför nya utmaningar. Förutom en mångfald av funktioner som ska vara enkla och användarvänliga så måste affärssystemet även kunna uppvisa bredd och djup gällande lagring och sortering av transaktioner och nyckeltal. Det råder ingen tvekan om att de 15-20 affärssystem som idag kan betecknas om marknadsledande i Sverige samtliga har en väldigt omfattande funktionalitet samt uppvisar goda lagringsmöjligheter av transaktioner. Däremot skiljer sig systemen åt gällande förmåga, flexibilitet och dynamik när det kommer till sortering och analys av information. I de flesta fall krävs det sammankoppling med fristående verktyg för rapportering och beslutstöd för att uppnå en effektiv plattform för rapportering och analys. De affärssystem som vid utvärderingar och upphandlingar får positiva omdömen av controllers kännetecknas av följande:
• Flexibilitet gällande möjligheten för sökning, sortering och aggregering av data.
• Spårbarhet för att följa samtliga resultat och sammanställningar bakåt i händelsekedjan till de underliggande transaktionerna och deras ursprung.
• Flexibilitet och enkelhet att vid organisationsförändringar direkt kunna ställa om rapporteringen enligt nya förutsättningar mer eller mindre i realtid.
De moderna affärssystemen uppvisar allt färre standardrapporter till förmån för istället i det närmaste obegränsade möjligheter till att söka, sortera och aggregera information baserat på helt unika sökkriterier vid varje söktillfälle. Därmed har gränsen mellan affärssystem och beslutstöd blivit mer diffus.
Tidigare har användarvänlighet varit ett nyckelord vid val av affärssystem. Efter det senaste decenniets kraftiga ökning av generell IT-mognad inom alla företag har detta börjat tonas ned till förmån för flexibilitet och transparens. Istället för enkelhet förutsätter man att användaren ska ha en obegränsad möjlighet att extrahera information efter det unika tillfället. Det är denna typ av modernt systemstöd som controllern älskar.