Byte av affärssystem är för många företag den investering som kräver mest resurser av organisationen under en 10-års cykel. Alla ledningar är medvetna om detta i förväg och försöker att planera för att frigöra personal till förberedelserna och införandet. Efter en lång tid går dock de flesta projekt i mål och börjar rulla igång det nya systemet. I detta läge monteras projektet ned och verksamheten återgår till normala rutiner igen. Sedan händer det inte så mycket mer förrän det dags att byta system igen 10 år senare.
Detta är ett faktum hos 9 av 10 företag. Av någon märklig anledning betraktas investeringen som genomförd när driftstarten har genomförts. Detta trots att endast en bråkdel av förväntad nytta har realiserats vid den tidpunkten. Oftast brukar nyttans storlek vara liten initialt för att successivt öka under de kommande 1-2 åren. Därefter hamnar företaget på en platå där effekten av systemet fastnar utan att ökningen fortsätter.
De efterföljande åren avtar istället nyttan som en följd av att företagets behov förändras utan att systemets möjligheter utnyttjas och maximeras. Till slut sjunker systemet till en nivå där organisationen beslutar sig för att det är dags att byta till något ”modernare”. Med viss bävan för att återigen genomföra ett systembyte påbörjas en ny upphandling.
Ingen förnuftig företagsledare skulle hantera en investering i en ny fastighet på samma sätt. Istället det skulle det tillsättas en person med ansvar för att ta fram en underhållsplan. Denna plan skulle brytas ned i en fastställd budget per år och med specifikation av vilka delar av skulle underhållas varje år. Varje fastighetsägare vet att planerat underhåll i längden är betydligt billigare än akut underhåll. Planerat underhåll innebär också att fastigheten behåller sitt värde betydligt längre än om underhållet ej genomförs.
På samma sätt bör en investering i ett nytt affärssystem hanteras. Genom att kontinuerligt göra översyn av systemet och verksamhetens behov sker det en kontinuerlig förbättring och förädling av både systemet och verksamheten. I förlängningen innebär det också att systemets livslängd kan ökas vilket medför en optimering av den genomförda investeringen.
Redan innan installationen genomförs bör ledningen planera för att införa en strukturerad förvaltningsprocess. Optimalt är att den projektgrupp som medverkar under installationen också får ett formellt långsiktigt ansvar för förvaltningen av systemet. Genom att bygga in förvaltningen av affärssystemet som en del i processrollerna skapar man en grund för att såväl system som verksamhet utvecklas och optimeras.
Förvaltningen av affärssystemet är tyvärr en underskattad process som flertalet ledningar inte riktigt förstår omfattningen av. Rätt hanterat ökar det värdet av investeringen samtidigt som verksamheten utvecklas.