Alla som arbetar med affärssystem har insikten att utbildning är en väldigt viktig del i införandet av ett nytt affärssystem. Detta poängteras av samtliga leverantörer i samtliga upphandlingar. Även de flesta kunder förstår att det är viktigt, kanske inte i lika hög grad som leverantören men ändå en god förståelse.

Allt vore väl om detta skulle resultera i att användare fullt ut förstår sin uppgift efter utbildningen och kan bemästra det nya systemet. Det borde till och med bli en riktigt nöjd användare.

Är detta nu fallet? Nej, dessvärre är vårt land befolkat med en mycket stor andel missnöjda användare. Vad beror då detta på? Min egen tes är att det finns det en bristfällig syn på VAD begreppet utbildning egentligen innebär. I 9 fall av 10 när det gäller införandet av ett nytt affärsssystem innebär detta att kundens användare genomgår några kurser i affärssystemet processtöd och funktioner. Ofta baserat på standardkurser och standarddokumentation men ibland även något anpassat till kundens verksamhet – speciellt om det finns anpassningar utförda för den specifika kunden.

Är detta tillräckligt? Nej, inte alls. Användaren behöver betydligt mer information och bakgrund till systembytet och mål och syfte med införandet. Tyvärr har många projekt satt upp målet ”Ett driftsatt system”, vilket är det löjligaste målet man kan sätta på ett verksamhetsprojekt. Givetvis ligger mål och syfte på ett annat plan med förbättringar av verksamheten som följd. För att användaren skall kunna bidra till att skapa den nytta som förväntas av införandet måste han/hon få insyn och delaktighet i förändringsprocessen.

Detta kräver att utbildingen inkluderar en stor portion av beskrivningar och diskussioner kring det förändrade arbetssättet med rutiner, roller, och ansvar. Det bästa blandningen brukar omfatta ca 60% beskrivningar av verksamhetsrelaterade förändringar och 40% kurs i applikationen. För att lyckas med detta krävs oftast en förändringsledare som har som ansvar att realisera nyttan med det nya systemet genom att skapa
organisatoriska förutsättningar.

Förutom att användaren bättre förstår förändringen skapas en helt annat kommunikationsklimat inom företaget vilket i sig leder till ständiga förbättringar på alla plan.Såväl kunden som leverantören har stort ansvar för att genomföra detta och planera för att uppnå en helhetsbild under utbildningen. Som en väldigt klok person sa ”Det krävs två för en tango…”.