Jag stöter ofta på den grova missuppfattningen att en upphandling av affärssystem har som syfte att anskaffa en produkt. Förvisso blir man lätt missledd av sammansättningen av ordet ”handla upp” som pekar på att något skall köpas. Det går inte att neka till att detta givetvis är helt korrekt. Det jag vänder mig mot är den totalt felaktiga bilden att upphandlingen enbart handlar om att välja en produkt.

Om man skulle dela upp en upphandling i de 5-10 huvudmoment som ofta förekommer inser man snart att själva systemvalet är en bråkdel av det arbete och den tid som åtgår under projektet. Jag brukar hävda att det är oerhört enkelt att köpa ett system – det är bara att lyfta luren, kontakta en säljare så är köpet klart inom några minuter. Att däremot lyckas välja lämpligt system och dessutom kunna uppnå och realisera alla de nyttor som är syftet med införandet är exceptionellt svårt. Det är precis detta en seriös upphandling skall åstadkomma.

En professionell upphandling lägger huvudfokus på att förbereda kunden inför den kraftsamling som krävs vid införandet och tillse att det råder optimala förutsättningar till att lyckas med införandet – samtidigt som den ordinarie verksamheten skall fungera utan störningar.

Att införa ett nytt affärssystem medför oftast en stor förändring för organisationen och verksamheten. Även om man strävar efter att arbeta på ett standardiserat sätt och undviker unika avsteg från vad leverantörerna kan leverera i form av systemstöd så vänder man upp och ned på tillvaron.

Av detta skäl inkluderar upphandlingen många aspekter såsom psykologi, mod, tålamod, nyfikenhet, lyhördhet, inspiration, misstänksamhet, rädsla, förståelse och uthållighet. Först när man passerat samtliga dessa stadier av mänskliga beteenden och reaktioner har man tillräcklig kunskap för att välja rätt system. Ofta är det ”bästa” systemet helt fel för den aktuella kunden – om man beaktar vem kunden egentligen är och hur dess kultur ser ut. Att bryta ned kundens kultur för att ersätta med en standardprocess är oerhört riskfyllt och kan medföra att den viktigaste konkurrensfaktorn faktiskt raderas och att kunden endast blir en spelare bland många andra utan någon unik egenskap som skiljer mot övriga konkurrenter.

För att tillfullo förstå detta resonemang måste man kanske ha upplevt några hundra installationer och vid otaliga tillfällen sett ”ERP-döden” i vitögat. Kanske borde upphandlingskonsulter ha en annan titel som mer präglar den roll som behövs – företagsdoktor, lots, guide, hälsopedagog, eller varför inte magiker?