Dags att byta affärssystem? Genom att tydliggöra effekterna på verksamheten får projektet en annan skärpa.

Den traditionella modellen är att upphandla och byta affärssystem med cirka sju till tio års mellanrum. Stora resurser läggs på såväl upphandlingen som införandet, där man frigör personal från flera delar av verksamheten för att medverka i processutveckling, uppsättning och utbildning av systemet. Väl framme vid genomförd driftstart är organisationen ganska sliten och plågad. I detta läge monteras projektorganisationen ned samtidigt som några få individer arbetar kvar med uppgiften att fixa resterande problem i systemlösningen.

I detta läge har den installerade systemlösningen i bästa fall genererat en bråkdel av förväntad affärsnytta. Det krävs normalt sett en ledtid på cirka 12–24 månader efter driftstarten för att realisera den affärsnytta som varit målet med investeringen. För att räkna hem denna affärsnytta krävs att projektarbetet består en lång tid efter det att driftstarten genomförts. Projektet bör inte övergå i en förvaltningsfas innan åtminstone 75 % av den förväntade affärsnyttan har realiserats.

Den mest amatörmässiga drivkraften för ett installationsprojekt är att agera efter målsättningen ”ett driftsatt system”. Även om allt fler leverantörer och kunder börjar sätta mer förnuftiga och affärsmässiga mål är ännu ”ett driftsatt system” vanligt förekommande i klassiska projektdefinitioner. Genom att i stället tydliggöra de verksamhetsmässiga effekterna som mål får projektet en annan skärpa. Ambitionen blir att få igång systemet och säkerställa att organisationen utnyttjar lösningen på förväntat sätt. Genom att med stort fokus behålla projektorganisationen och under ett flertal månader efter driftstarten trimma personalen och systemets uppsättning uppnår man betydligt bättre resultat.

Det är vidare fullt möjligt att avsevärt öka investeringens avkastning och systemets livslängd genom att upprätta en modern förvaltningsorganisation. Det innebär att verksamheten blir fullt integrerad i den såväl dagliga som långsiktiga förädlingen av affärssystemet. En modern systemförvaltning är bemannad med processägare och dagliga användare som kontinuerligt trimmar och förädlar arbetssätt och funktionalitet.

I praktiken innebär det att processägaren måste öka arbetstiden för utvecklingsfrågor och minska arbetstiden som läggs på dagliga verksamhetsfrågor. I gengäld får organisationen helt annan fokusering på förädlingsprocessen med betydligt skarpare och mer vässad verksamhet.

Affärssystemen har i dag kapacitet nog att stödja kundens verksamhet under väldigt många år. Grundproblemet är att såväl organisation som system med tiden träder in i dagliga rutiner utan ork och ambition till förbättringar. Därmed går kunden miste om alla de möjligheter som systemet kan erbjuda och med tiden uppfattas systemet som gammalt. Med en kontinuerlig och aktiv systemförvaltning är det fullt möjligt att öka livslängden av affärssystemet till åtminstone 15–20 år samtidigt som systemet hela tiden uppfattas som modernt och ändamålsenligt. De kunder som lyckas med detta har ökat avkastningen och värdet av sin investering, samt uppnått en självgenererande verksamhetsutveckling.